In dit protocol is vastgelegd hoe de Cornelis van Drosthagen Stichting
- omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens,
- met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom en
- hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.
Ook is onder B de privacyverklaring van de stichting opgenomen. Deze privacyverklaring wordt op de website van de Cornelis van Drosthagen Stichting vermeld.
A. Vastlegging persoonsgegevens:
De Cornelis van Drosthagen Stichting hanteert het (de) volgende syste(e)men voor de vastlegging van persoonsgegevens:
- E-mail archief (Lokaal beheerd op pc van de secretaris/penningmeester). In dit archief bevinden zich de e-mailcorrespondentie van en naar natuurlijke en rechtspersonen welke een verzoek om financiële ondersteuning indienen bij de Stichting.
- In- en uitgaande brieven (hard copy) met betrekking tot door natuurlijke en rechtspersonen aangevraagde financiële ondersteuning. (Deze administratie wordt gevoerd door de penningmeester/secretaris)
- Financiële administratie met betrekking tot het overmaken van financiële donaties aan aanvragers. Dit betreft de gegevens welke noodzakelijk zijn voor het overmaken van de donaties en voor de (fiscale) verantwoording. (Deze administratie wordt gevoerd door de penningmeester/secretaris)
De Cornelis van Drosthagen Stichting bewaart deze gegevens conform de voor de Stichting geldende fiscale verplichtingen.
B. Privacyverklaring
De Cornelis van Drosthagen Stichting legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, emailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor aanvraag en de verwerking/uitvoering van een aangevraagde donatie. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren, zoals banken voor uitvoering van een betaling en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld.
Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting en uw aanvraag om financiële ondersteuning betreft.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden, waarvoor ze zijn verkregen.
De Cornelis van Drosthagen Stichting zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.